Aujourd’hui, dans les entreprises, il est devenu essentiel de travailler sur la communication, autant sur la communication interne que sur la communication vis-à-vis du grand public. C’est pour cette raison qu’il est indispensable de choisir la bonne stratégie et de s’entourer d’une équipe de professionnels pour organiser ses évènements d’entreprise. Voici un dossier thématique pour vous aider à choisir le bon format d’évènement afin de faire appel aux bonnes personnes.
Qu’est-ce qu’un évènement d’entreprise ?
Un évènement d’entreprise est une action destinée à répondre à un certain nombre d’objectifs de communication interne ou externe. Il se présente sous la forme d’une expérience ou d’une manifestation marquante à destination des employés, des clients, des collaborateurs ou encore des partenaires.
Quels sont les différents types d’évènements d’entreprise ?
Il existe différents formats d’évènement d’entreprise. En voici une liste non exhaustive.
Le séminaire d’entreprise
Le séminaire d’entreprise est un évènement interne qui peut être un évènement de travail, une session de formation, une réunion de direction, une journée d’intégration, de motivation ou encore un évènement de fin d’année pour présenter les bilans et les nouveaux objectifs. Les séminaires sont souvent liés à d’autres actions plus récréatives comme un repas, une soirée, des activités incentives ou de team building.
La convention d’entreprise
On peut aussi appeler ce type d’évènement la conférence et le congrès. Une convention est un évènement qui consiste à communiquer en interne ou à un public ciblé autour d’une thématique précise. Par exemple, une convention d’entreprise en interne pourra concerner la gestion de la vie au travail, la présentation d’un nouveau produit ou d’un nouveau service ou encore d’autres thématiques comme la gestion de l’échec ou le travail en équipe. Quand il s’agit d’organiser une convention d’entreprise qui cible un public plus large, les sujets seront axés sur des thématiques plus larges, des thématiques d’actualité ou sur des enjeux futurs.
La soirée d’entreprise
La soirée d’entreprise est un évènement récréatif et convivial qui a pour objectif de communiquer dans un cadre divertissant. Il peut s’agir d’une soirée de lancement pour présenter un nouveau produit ou un nouveau service. Cela se fait beaucoup dans l’univers de la mode et des produits de luxe par exemple. Une soirée peut être plus intimiste comme les « afterwork » destinés aux collaborateurs par exemple.
Quels sont les avantages d’organiser un évènement d’entreprise ?
Chaque type d’évènement est destiné à remplir un ou plusieurs objectifs de communication interne ou externe.
- La promotion d’un nouveau produit ou d’un nouveau service
- La présentation du bilan et des objectifs de l’entreprise
- La démarche réflexive autour d’un sujet pour améliorer la vie au travail ou les performances de l’entreprise
- La formation des collaborateurs
- Récompenser ses équipes (évènement incentive)
- Motiver ses collaborateurs et renforcer l’esprit d’équipe (team-building)
- Acquérir de la visibilité, de la notoriété, travailler son image
Comment bien organiser son évènement d’entreprise ?
Pour organiser un évènement d’entreprise et faire de cette manifestation une réussite, il est indispensable de suivre certaines étapes.
S’entourer de professionnels de l’évènementiel
Aujourd’hui, pour être certain qu’un évènement professionnel soit une réussite, il est indispensable de faire appel à des équipes spécialisées dans les évènements professionnels. Certaines agences se sont même spécialisées dans l’organisation d’un type d’évènement en particulier. On trouve ainsi des organisateurs de conventions, des organisateurs de séminaires, des organisateurs de soirée d’entreprise ou encore des organisateurs de week-end incentives.
Définir ses objectifs
Comme nous l’avons dit précédemment, à chaque objectif correspond un type d’évènement. Il est donc important de définir vos attentes avec un professionnel de l’évènementiel, qui vous proposera ensuite le bon format : conférence, convention, séminaire, soirée, gala…
Définir un budget
C’est la deuxième grande question qu’il faut se poser. C’est ce qui permettra aux professionnels de l’évènementiel de choisir le lieu le plus adapté à l’ampleur de l’évènement et de choisir les prestations nécessaires à l’organisation de l’évènement comme le service de sécurité, le personnel d’accueil, le type de restauration fournie sur place (repas, buffet, apéritif dinatoire, dégustation), le service en salle, les installations, la décoration, les photographes, les vidéastes, les équipements techniques. Pour une convention par exemple, les professionnels de l’évènementiel proposent un accompagnement complet, du choix du lieu au choix des outils graphiques qui vont permettre d’animer les différentes présentations sur scène.
Faire appel à des sponsors
Quand on souhaite obtenir un budget plus conséquent pour l’organisation d’un évènement de grande ampleur destiné à un public assez large, il est indispensable d’obtenir des fonds auprès de sponsors. Pour cela, les professionnels vous aideront à trouver les partenaires commerciaux qui vous apporteront de la visibilité et des fonds.
Trouver le lieu idéal
Il est évident qu’on ne choisit pas le même lieu pour organiser un salon expo, pour organiser une convention d’entreprise ou encore pour organiser une soirée de gala. Le lieu dépend du type de soirée, des objectifs à réaliser, mais aussi du public visé. Par exemple, pour organiser un séminaire de formation qui va rassembler des collaborateurs venus de différents endroits de France, on privilégiera un lieu à proximité des hôtels, des gares ou des aéroports. Pour une soirée de présentation d’une nouvelle collection de vêtements, on choisira un lieu plus « tendance », plus insolite ou plus symbolique.
Vous l’aurez compris, la réussite d’un évènement dépend beaucoup des compétences des professionnels auxquels vous allez faire appel. N’hésitez pas à bien vous renseigner sur vos prestataires.
