L’organisation d’un séminaire d’entreprise n’est pas une improvisation, celui-ci doit répondre à des attentes, des objectifs mais aussi s’adapter à un budget précis et être définis avant même de choisir la destination. En effet, un séminaire en entreprise doit remplir plusieurs objectifs et il permet de présenter votre stratégie globale et réaffirmer les valeurs de votre entreprise avec l’ensemble de vos employés. Pour réussir cela, il vous faudra avoir une bonne organisation. Comment vous y prendre ? Découvrez-le à travers cet article.
Les étapes de l’organisation d’un séminaire en entreprise
Définir des objectifs
Sachez que tout événement doit être conçu en fonction de votre objectif et de votre cible et le séminaire d’entreprise n’en fait pas une exception. Il est donc essentiel d’avoir une idée claire et précise sur les deux points que sont les objectifs et la cible, qui conditionneront toutes les décisions au cours du processus d’organisation.
Choisir un thème et un format
Le thème et le format sont définis en tenant compte des objectifs et du public. La première étape est de trouver un intitulé accrocheur, qui permettra de motiver les participants et autour duquel s’articulera le projet. Aussi, il faut définir s’il faut l’organiser un weekend, une journée ou un dîner, et ce toujours en gardant le même cap ou vos objectifs.
Définir un budget
Le budget devra être défini en fonction des critères que nous avions vus ci-dessus et non en tenant compte uniquement de contraintes internes. L’organisation d’un séminaire d’entreprise est souvent limitée au budget débloqué pour l’événement.
Choisir une date
Faites un choix judicieux de la date et en fonction de cela dépendra la présence d’un maximum d’invités. Évitez les dates qui pourraient mettre en mal la disponibilité des participants, et donc ternir le succès de l’événement. Eviter les dates telles que les weekends de ponts, les vacances scolaires mais également les jours d’événements sportifs nationaux.
Choisir le lieu
Le lieu devra être choisi en tenant des comptes des critères comme la capacité d’accueil, la facilité d’accès, la présence d’un interlocuteur privilégié sur place etc.
Egalement il ne faudra pas vous contenter de la consultation des brochures, il vous faut également faire la visite des lieux afin d’éviter toute mauvaise surprise et imaginer plus facilement l’événement à organiser dans ce contexte.
Une fois que vous aurez choisi le lieu, une demande de devis devra être effectuée et il est en important de poser une option afin de garantir la réservation.
Élaborer le rétro-planning en amont de l’événement
Un rétro-planning permet de suivre au fur et à mesure toutes les étapes de l’organisation du séminaire d’entreprise et ainsi vous assurer du bon déroulement l’événement. Ce rétro-planning doit intégrer toutes les échéances possibles comme les réservations à effectuer, les interlocuteurs à prévenir, les acomptes à verser. Il vous faudra prévoir une certaine marge de manœuvre pour ne pas mettre l’événement en péril en cas de retard ou d’imprévu sur une échéance.
Réaliser le planning de l’événement pour les participants
La journée doit être organisée de la meilleure manière possible, en fonction d’un planning précis qui doit être communiqué à tous les invités. En effet, on doit retrouver : les heures des conférences et des activités, des temps de pause au cours de la journée mais également tenir compte d’une certaine marge de manœuvre pour éviter les imprévus, comme organiser une conférence débordant légèrement de l’horaire initial.
Communiquer en amont sur l’événement
Ce point est capital dans l’organisation d’un séminaire d’entreprise. Que les participants soient des collaborateurs de l’entreprise ou des invités extérieurs, un plan de communication doit être mis en place et qui aura pour but prévenir les participants à l’avance et s’assurer de leur présence. Faites leur parvenir les invitations et recueillir leurs réponses pour évaluer le nombre exact de participants.
Répéter, synchroniser
La veille de l’événement, une visite sur les lieux est primordiale afin de vous assurer que tout est en place, faire éventuellement des répétitions si vous prévoyez une prestation artistique et pour finir les travaux de la veille recontacter les différents participants qui animeront la journée pour faciliter le déroulement de l’événement.
Communiquer après l’événement
Une fois l’événement terminé, ne pensez pas que tout fini ! Le lendemain, mettez en place un formulaire de satisfaction pour recueillir les avis des participants sur l’événement et adressez plus tard vos remerciements.
