Vous êtes un professionnel et souhaitez organiser (ou on vous a chargé d’organiser) un événement d’entreprise. Le temps vous manque et vous souhaitez louer au plus vite une salle de séminaire ? Eh bien Aleou est un annuaire qui répertorie toutes les salles de séminaires en France. Il a aussi une liste de prestataires utiles lors de l’organisation d’un tel événement.
Comment organiser un séminaire ou événement d’entreprise rapidement ?
Organiser un séminaire ou un événement d’entreprise n’est pas une mission facile à accomplir. En effet, entre les invitations à envoyer, le lieu à trouver, l’organisation de l’emploi du temps pour le jour j, ou le déjeuner à prévoir, vous n’aurez pas une minute pour souffler.
Vous pouvez opter pour la simplicité, au risque de devoir faire face à quelques ratés. Toutefois, si cet événement est vraiment important pour votre entreprise, il faudra faire un véritable effort. Alors pour aller plus loin et parfaire votre organisation, vous pouvez faire appel à un professionnel de l’événementiel.
Ce dernier se chargera de trouver la salle idéale pour un tel événement. Pour ce faire, il aura besoin de plusieurs informations telles que :
- Le nombre de personnes invitées
- Le type d’équipements à installer (projecteurs, micro, table ronde ou table ovale, etc.)
- Des chaises pour tous les participants ou simplement pour les orateurs
- Une pause-café prévue ou pas
Tout ceci sera utile pour déterminer les caractéristiques à prendre en compte pour la location de salle de séminaire. Ensuite, une fois que la salle est trouvée, les choses devraient aller plus vite. En effet, vous n’aurez plus qu’à décorer la salle, à installer les meubles et les équipements nécessaires, pour que le séminaire puisse avoir lieu.
Si vous avez prévu un déjeuner ou simplement une pause-café pour les participants, il faudra aussi penser à faire appel à un traiteur. Ce dernier devra procéder à la mise en place des plats et de tout le nécessaire avant la fin du séminaire ou avant l’heure de la pause. Il faudra veiller à ce détail.
Enfin, pour que votre séminaire soit réussi, vous devez prévoir un planning détaillé de la journée qui vous attend. C’est ainsi que vous pourrez avoir la garantie de ne rien oublier. Prenez le temps de noter tous les points à aborder, et si cela s’avère nécessaire, prévoyez des réponses aux éventuelles questions de l’assemblée.
Comme on peut s’en douter, cette dernière partie ne peut être prise en charge que par les organisateurs du séminaire. Alors même si vous confiez les préparatifs à une agence événementiel, ce sera à vous de gérer le volet concernant le planning de la journée.
Comment choisir le lieu du séminaire ?
Pour choisir le lieu idéal pour un séminaire d’entreprise, il faut prendre en compte plusieurs facteurs. Tout d’abord, vous devez savoir dans quel but ce séminaire est organisé, et quels sont les objectifs qu’il vous permettra d’atteindre. Si l’image de marque de votre entreprise entre en jeu, alors il faudra opter pour un cadre prestigieux comme un hôtel luxueux.
Il faudra aussi prendre en compte la saison et les prévisions de la météo, pour savoir s’il faut un cadre complètement couvert et bien isolé, ou plutôt un espace en plein air. Le budget disponible sera également important, car en fonction du lieu, on pourrait vous réclamer entre une centaine d’euros ou au contraire plusieurs milliers d’euros pour une location salle séminaire à Paris.
Enfin, si le lieu du séminaire doit être tenu confidentiel, il faudra aussi en tenir compte pour ne pas choisir un emplacement trop exposé.
Faut-il commencer par la location de la salle ?
Le plus souvent, pour l’organisation des événements comme les séminaires d’entreprise, il est recommandé de commencer par la location de la salle. Vous vous demandez sans doute pourquoi ! Eh bien c’est parce qu’il s’agit du point de départ de l’organisation.
En effet, une fois que vous savez combien de personnes seront présentes, vous devez choisir la salle pour commencer les décorations. S’il y a des mises en place à faire pour les équipements et les autres accessoires, cela ne sera possible que si vous avez une idée de la salle à utiliser.
En plus, il faudra procéder rapidement à la mise en place pour faire une répétition avant le jour j. Ainsi vous pourrez apprécier l’acoustique dans la pièce, la luminosité, la température, etc. Ce sont tant de détails qui ne doivent pas faire défaut pendant le séminaire. Vous devez donc trouver la salle assez tôt, la préparer, et faire toutes les vérifications nécessaires pour que tout se déroule dans les meilleures conditions.
Trouver une salle à louer pour un séminaire n’est pas une tâche facile, car il faut prendre en compte plusieurs paramètres pour faire le bon choix. Voilà pourquoi il vaut mieux commencer par là pour votre organisation.