Comment s’organise une voie dématérialisée ?

Plus pratique et plus économique, la dématérialisation séduit de plus en plus d’entreprises. Cette démarche ne s’adopte toutefois pas n’importe comment, car elle comporte certains risques de sécurité. Découvrez comment mettre en place une voie dématérialisée au sein de votre entreprise.

Qu’appelle-t-on une voie dématérialisée ?

Les processus dans les entreprises s’effectuent de plus en plus par voie dématérialisée. On parle le plus souvent de dématérialisation des documents. Il s’agit de la production directe de documents au format numérique à partir d’un système d’information comme un logiciel ERP, un SIRH, etc.

La voie dématérialisée s’envisage également pour élaborer un système d’information numérique destiné à classer des documents électroniques et à les rendre plus accessibles. La dématérialisation des documents s’effectue en deux étapes. La transformation des documents existants en fichiers numériques est la première. Pour ce faire, il est possible de : 

• Se servir de logiciels gratuits. Cette solution s’avère toutefois fastidieuse lorsqu’il est nécessaire de dématérialiser un grand volume de documents ;
• Se tourner vers des entreprises de numérisation. Ces dernières ont pour mission d’effectuer pour le compte de leurs clients la numérisation, l’indexation, le stockage et l’archivage des documents.

La gestion électronique des documents (GED) constitue la deuxième étape. Elle consiste à mettre en place un système d’information grâce auquel il sera possible de gérer automatiquement les documents électroniques comme les coffres-fort numériques.

Qui l’utilise et pourquoi faire ?

La dématérialisation concerne les administrations publiques comme les entreprises privées. En effet, le recours à la voie dématérialisée s’instaure de plus en plus comme une exigence législative. Cette dernière touche d’ailleurs l’ensemble des départements d’une entreprise : les ressources humaines, l’information, la finance, le service juridique, etc. En d’autres termes, il est possible de faire basculer au format numérique toutes sortes de documents comme les bulletins de paie, les bons de commande, les factures, etc.

Il faut noter que la dématérialisation peut être partielle ou totale. Dans le premier cas, une validation manuelle reste généralement nécessaire. Dans l’autre, le processus requiert d’utiliser des parapheurs et des signatures électroniques.

La dématérialisation présente un certain nombre d’avantages. Tout d’abord, elle permet à une entreprise de gagner en productivité grâce à l’automatisation du traitement des données. De plus, elle améliore la gouvernance de l’information. En effet, tous les documents sont mis à la disposition de l’ensemble des collaborateurs via un seul point d’accès.

Par ailleurs, la dématérialisation réduit l’utilisation du papier. Non seulement l’entreprise effectue des économies, mais elle n’est plus contrainte de prévoir un espace physique pour l’archivage de ses documents.

Le gain de temps est un autre avantage majeur offert par la dématérialisation. Consacrant moins de temps à l’exécution de tâches répétitives et chronophages, les collaborateurs sont en mesure de se recentrer sur leur cœur de métier.

D’autre part, la dématérialisation réduit les risques de destruction et de perte de documents. Qui plus est, elle optimise leur traçabilité. Enfin, cette démarche fluidifie les échanges entre l’entreprise et ses fournisseurs ou ses clients. Dans ce cas, elle est bénéfique pour chacune des parties.

L’importance de la sécurité lors du processus de dématérialisation et du stockage des données

La mise en place de la voie dématérialisée au sein d’une entreprise doit respecter certaines règles de sécurité. En effet, les documents au format numérique peuvent constituer des données sensibles potentiellement convoitées par des pirates informatiques. C’est la raison pour laquelle il est indispensable d’instaurer plusieurs mesures visant à assurer leur protection. Il est notamment conseillé de chiffrer les documents par le biais d’une clé spécifique au moment de leur archivage. La clé de déchiffrement doit être elle-même cryptée avec un mot de passe. Seule la personne en possession de ce dernier pourra déchiffrer les documents.

Il convient également d’utiliser un logiciel de GED qui classifie et autorise les actions comme la consultation des documents, leur modification ou leur suppression en fonction de l’identité du collaborateur. Il sera ainsi possible de retracer toutes les actions effectuées.

Il est par ailleurs recommandé de recourir à des antivirus ou à des filtres anti-hameçonnage pour protéger les connexions et les ordinateurs des collaborateurs. En cas d’utilisation du Cloud en entreprise, il est préférable d’opter pour le SaaS, car ce type de solution est plus sécurisé. 

En outre, il faut faire en sorte de se conformer aux exigences du règlement général sur la protection des données (RGPD). Il est notamment nécessaire d’utiliser un logiciel de GED professionnel pour dématérialiser des documents et des processus métier. La solution choisie doit faire l’objet d’une certification ou d’un label reconnu. Il faut aussi qu’elle respecte la norme ISO 27001.

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