Comment mettre ses documents d’archives à l’abri ?

Plusieurs raisons peuvent pousser une entreprise à vouloir protéger ses documents. L’archivage physique, bien que nécessaire, craint plusieurs ennemis : eau, incendies, vols, espionnage industriel, etc. De plus, si la société ne dispose pas d’une ressource interne pour gérer l’archivage, la tâche est souvent reléguée en bas de la liste des priorités. Mission chronophage, elle est pourtant la trace indispensable de toutes les transactions passées. L’importance de certains documents justifie, à elle seule, la nécessité de se pencher sur la conservation des documents papier. Quelles sont les solutions disponibles ? Vous serez tout dans cet article !

Des boîtes d’archivage adaptées

Laissons donc les boîtes en carton classiques aux particuliers. Pour une entreprise, investir dans une solution plus sûre apparaît comme un impératif. Actes authentiques, documents comptables, gestion du personnel, les papiers d’une société, témoins de son histoire, méritent une préservation optimale. Quand une société sur trois a déjà subi une altération de ses documents archivés physiquement, il est grand temps de se pencher sur une protection plus efficace. On peut trouver, par exemple, des boîtes ignifugées chez ce spécialiste, qui résistent également à plusieurs types de dégâts (eau, rongeurs, poussière, etc.). C’est un moyen simple et efficace de conserver les dossiers sur la durée nécessaire, en éliminant les risques majeurs liés à l’archivage physique.

Des centres d’archivage externes pour libérer de l’espace

Archiver ses dossiers en interne nécessite plusieurs ressources : une personne ou un service dédié et de l’espace disponible. L’archivage ne doit, pourtant, pas être négligé et répondre à des contraintes légales. Souvent, les coûts associés légitiment le recours à une entreprise spécialisée dans l’archivage. En dehors du conseil apporté, ce type de solution permet d’optimiser la procédure. Les entreprises d’archivage proposent de stocker les dossiers, de les trier selon les critères choisis, de les sécuriser et, enfin, de les rendre disponibles en cas de besoin. Ainsi, les documents papier n’occupent plus les précieux mètres carrés de l’entreprise.